Les applications de la GED en entreprise

Avantages d’une GED sur mesure

• Une GED sur mesure est, par définition, mieux adaptée aux besoins et particularités de l’entreprise.
• Dans le cas d’un système de GED développé en interne, les compétences pour l’assistance, l’évolution et la maintenance du système sont disponibles en interne.
• Si le développement du système de GED est externalisé, le contrat d’externalisation peut inclure assistance, maintenance et évolutions.

La GED au service de la démarche qualité

La GED s’inscrit naturellement au service de la démarche qualité. Elle permet d’accéder rapidement et partout aux procédures et manuels. On peut également y intégrer le suivi des fiches d’incidents et non-conformités. Les procédures établies lors de la mise en place de la GED peuvent elles-mêmes s’inscrire dans le cadre de la démarche qualité des services comptables et administratifs.

Service clientèle et suivi des dossiers clients

Le dossier d’un client est disponible pour tout interlocuteur de l’entreprise qui peut avoir à interagir avec lui. Il n’est plus nécessaire de chercher le dossier papier lors d’un appel impromptu. Si tout a été numérisé et correctement indexé, le dossier est complet et aucune pièce n’y manque.

Suivi des comptes fournisseurs

De manière symétrique aux dossiers clients, les comptes fournisseurs peuvent bénéficier de la GED. Les bons de commande et ordres de paiement sont rassemblés au même endroit et accessibles à tout moment pour toute personne autorisée.

Gestion des documents administratifs

Généralement, les documents administratifs sont gérés plus efficacement grâce à la GED. Une bonne indexation permet de gagner un temps précieux lors de la recherche d’un document. Un même document peut être présent dans plusieurs catégories ou dossiers à la fois sans nécessiter plus d’espace de stockage.

Transmission des documents à l’extérieur

Si les partenaires de l’entreprise font également usage de la GED, celle-ci peut être utilisée après accord pour transmettre des documents entre ces acteurs. L’avantage est double :

• les coûts liés au transport des documents (poste, coursier) disparaissent,
• on évite la « rematérialisation » suivie de la numérisation du document à destination.
  
  Dans le cas de partenaires à l’étranger, il faut s’assurer que les documents électroniques ainsi transmis répondent aux réglementations des 2 pays.

Editique de gestion : la diffusion de documents en entreprise

L’éditique est un néologisme recouvrant la production et la distribution automatique ou semi-automatique de documents. Elle s’applique en particulier à l’édition en masse de documents constitués de parties fixes et de parties variables : factures, courriers, contrats, relevés de comptes…

Chaîne éditique

La chaîne éditique comporte les maillons suivants :

• récupération des données personnalisées,
• composition des documents à partir de ces données et de modèles prédéfinis,
• post-composition: validation, tri,
• impression et mise sous pli des documents générés dans le cas d’une diffusion papier,
• distribution des documents électroniques ou papier,
• gestion des retours.

Enjeux

Archivage : Certains documents, comme les factures, doivent être archivés même lorsqu’ils sont générés automatiquement.

 « TransPromo » est un néologisme qui décrit la fusion de documents de gestion et de documents promotionnels. Un relevé de comptes (document de gestion) peut ainsi être accompagné d’un message promotionnel (nouveau service) adapté au destinataire.

Outils

La chaîne d’éditique complète fait appel à de nombreux outils :

• outil de workflow pour orchestrer la chaîne,
• ordonnanceur pour gérer physiquement les flux de documents,
• communication avec les applicatifs « métier » pour obtenir les données,
• environnement de conception pour les modèles,
• moteur de composition,
• moteur de post-composition,
• équipements d’impression et de mise sous pli.
  
  Il existe des offres commerciales pour tous ces éléments. Certaines offres en regroupent plusieurs, vous trouverez toutes les informations à ce sujet sur le guide : https://www.archivage-numerique.fr/ged

Bonnes pratiques

Projet transversal

L’éditique touche plusieurs services :

• services informatique et technique pour l’implémentation,
• service marketing (envoi de publipostage commercial),
• service financier (envoi de factures).
  
  La mise en place d’un système d’éditique doit être considérée comme un projet transversal impliquant au minimum les services en question.

Interopérabilité

Si la solution choisie fait appel à plusieurs éditeurs ou fournisseurs de services, il faut s’assurer de l’interopérabilité des différents maillons de la chaîne. Il est conseillé de privilégier des formats ouverts, comme le XML ou AFP, en entrée et en sortie de ces maillons. Ainsi, si l’interopérabilité n’est pas native, elle peut être développée a posteriori en ajoutant une couche de compatibilité.